ליווי תהליכים ארגוניים ?>

ליווי תהליכים ארגוניים

בין אם אתם מודעים לכך או לא, הארגון שלכם עובר תהליכים כל הזמן אבל הם בולטים במיוחד בעיתות של שינויים ארגוניים. החכמה האמיתית היא לדעת לנווט את התהליכים כך שהם יתאימו לסט יעדים ומטרות שהוגדר מראש, לדעת לאבחן את החוזקות ואת הקשיים בארגון וללמוד מההצלחות.

 

ארגונים אשר עוברים שינויים ללא ליווי מקצועי עלולים לפספס בדרך נקודות ציון חשובות ולהחטיא מטרות. ארגונים שבוחרים בליווי של יעוץ חיצוני אשר שופך אור על התהליך, יוכלו לזהות צמתים חשובים ולכוון את המשאבים האנושיים לעבר היעד הנכסף.

 

הטמעת ערכים 
בניגוד לדעה הרווחת, הטמעת ערכים בארגון נעשית דווקא בארגונים הנחשבים למבוססים ובשלים. חשוב לדעת שערכים ארגוניים המכירים בחשיבות ההון האנושי מייצרים מחוייבות גבוהה של העובדים לארגון. לכן, גיבוש והטמעת ערכי ליבה יוצרים בארגון תחושת תכלית שהיא מעבר לעשיית הכסףהיא זו שמשמשת כקו מנחה, מעניקה השראה לעובדים ונותנת משמעות לעשייה הארגונית. גאיה מאמינה כי אסור "להמציא" את ערכי הארגון, אלא לחשוף את הערכים האותנטים ולפתח את אלה שבאמת מייצגים את האמונות הארגוניות. לתפיסתנו, המנהלים הם אלה שצריכים להוביל מדי יום את הטמעת הערכים ולהביא לכך, שבסופו של התהליך, הלך החיים הארגוני והיומיומי ישקף את הערכים המוצהרים ויערב את כלל המנהלים והעובדים, עד לזוטר שבהם. בסיום התהליך סט הערכים למעשה עובר תרגום להתנהגויות אופרטיביות מחייבות.

 

הגדרת יעדים והטמעתם
ניהול באמצעות יעדים, בין אם ברמה הארגונית, הצוותית או האישית, מייצר תועלות רבות ובייחוד את היכולת לספק מיקוד נכון, סדרי עדיפויות ברורים וכימות של מידת ההצלחה במשימות שונות. עם זאת, תועלות אלה אינן באות לידי ביטוי ללא הגדרה מדויקת ושימושית של אותם יעדים וללא בקרה שוטפת על מידת העמידה בהם. בתהליך זה, צוות היועצים המימון של גאיה מסייע למנהלים בדרגים שונים בחברה בבחירת היעדים הרלוונטיים ליחידה הארגונית בראשה הם עומדים, ניסוחם, הגדרת המדדים והפעולות לביצוע ובבניית תשתית מוסדרת לביצוע מעקב ובקרה שוטפים. בנוסף, אנו יודעים שלצד כל תהליך בונה יצוצו גם התנגדויות. אנו מלווים את ההתמודדויות עם התנגדויות אלו (בין אם מצד המנהלים או מצד העובדים) ומספקים עבורן מענה בדמות פתרונות אשר יתאימו הן למנהלים והן לארגון.

 

סקרים
סקרים ארגוניים הינם כלי חשוב מאוד. הם משקפים עבורינו את התחושות הפנימיות ומשמשים את הארגון לאיסוף מידע על עמדות, הלכי רוח, צרכים ונתונים בתחומים שונים. לאחר שארגונכם ביצע את הסקרים, צוות היועצים של גאיה עורך ליווי צמוד מתוך מטרה ליישם בארגון את המידע הרלוונטי ביותר, בצורה קלה להבנה הכוללת תמונת מצב עדכנית והמלצות לעתיד. כך, אנו מסוגלים לתרגם את תוצאות הסקר שערכתם לכדי תכנית פעולה אמיתית. כערך מוסף אנו מציעים תהליכי תמיכה נוספים לארגון לאחר קבלת תוצאות הסקר ובהם סיוע למנהלים בהצגת תוצאות סקרי עמדות, סיוע בתהליכי חניכה ובטיפול במנהלים שזכו לציונים נמוכים בסקרי עמדות, בניית תוכניות לטיפוח השכבות המצטיינות וליווי מחלקת משאבי האנוש בתרגום תוצאות הסקרים לתוכניות עבודה אופרטיביות.

 

הכנת מנהלים להתמודדות והצגת ממצאי סקר עמדות ארגוני 
אחת ההתמודדויות החשובות ביותר עבור מנהלים היא ההתמודדות עם תוצאות סקרי העמדות הארגוניים. סקרים אלה נערכים אחת לתקופה מתוך מטרה לקבל תמונת מצב עדכנית ומפורטת של עמדות העובדים כלפי היבטים שונים בארגון וביחידה אליה הם משתייכים. לפעמים הנתונים משביעי רצון ולא דורשים התמודדות קשה אך לא אחת מסקרים אלה עולים ממצאים מורכבים העשויים לשקף גם שביעות רצון נמוכה מהארגון, מהצוות ולעיתים אף מהמנהלים הישירים והעקיפים של אותה יחידה ניהולית.

תפיסת העבודה של גאיה היא שהצלחה בהתמודדות עם פרסום התוצאות טמונה בהכנה מתאימה של המנהלים לעריכת דיונים בנושא. לשם כך, אנו מקיימים סדנאות ייעודיות קיום סדנאות למנהלים, שכל מטרתן היא להכין את המנהלים לדיון בסקר העמדות. סדנאות אלה נוגעות הן ברובד הרגשי והן ברובד המעשי וכוללות בדרך כלל מספר מרכיבים מרכזיים:

  • דיון במטרות בגינן נערך סקר העמדות הארגוני
  • הגדרת מטרות הדיון אותו עומדים המנהלים לערוך
  • הצגת העקרונות המנחים והמבנה המומלץ לישיבה
  • הדרכה כיצד להתמודד עם קשיים והתנגדויות האופייניים לתהליך מסוג זה
  • דיון בהתמודדויות הצפויות למנהלים בעת עריכת הדיון ולאחריו

 

הכנה טובה ויסודית של צוות המנהלים לתהליך תעזור להם ליצור דיאלוג משמעותי עם הצוות אותו הם מנהלים.

 

אבחון ארגוני 
אבחון ארגוני הינו הדרך לספק תמונה מקיפה של פעילות יחידה בתוך הארגון וניסוח המלצות להמשך. תהליך האבחון כולל מספר רב של ראיונות עומק בכל דרגי היחידה, אשר מתנהלים לפי שאלון חצימובנה.

האבחון מתמקד בחלק או בכל אחד מהנושאים הבאים: תרבות ארגונית, תפיסות ניהוליות, התמונה העתידית של הארגון וכיווני התפתחות אפשריים, התאמה בין המבנה הארגוני של היחידה ובין הפעילות הנדרשת ממנה, מנגנוני ניהול, תקשורת וממשקי עבודה, ליווי שינויים ארגוניים.

 

ליווי שינויים ארגוניים
באופן טבעי, כל שינוי מעורר על פי רוב תחושות של חוסר וודאות, עוצמות רגשיות, חשש וגם ציפייה. כאשר אנו מלווים שינויים ארגוניים, אנו מתמקדים בתחילה בהכנת הדרגים הניהוליים, בפיתוח יכולתם להתמודד בצורה טובה יותר עם השינוי הצפוי (או זה שכבר נמצא בעיצומו) ומסייעים להם לתמוך בעובדיהם באופן מיטבי. לתפיסתנו, המפתח להצלחת השינוי וליצירת ארגון מצליח הוא שמירה על מנהיגות חזקה, ברורה ובונה בכל הדרגים לכל רוחב הארגון.

לאור זאת, שיטת העבודה של גאיה מציעה מספר התערבויות מערכתיות המתמקדות בדרג הניהולי, בהן:

1.אבחון ארגוני ראשוני המתמקד בשינוי ובתגובות שהוא מעורר

2.סדנאת מנהליםהובלה והתמודדות עם שינוי

3.ערכת הדרכה לעובדים הובלה והתמודדות עם שינויים (אנו מעניקים למנהלים את הכלים והם אלה שמעבירים את ההדרכה לצוות תחתם)

4.פורום מובילניהול הפרויקט מתוך ראיה מערכתית ופרקטית

5.קבוצות עמיתיםפורום התייעצות ניהולירוחבי

 

מלמידה מהצלחות ללמידה ארגונית 
המושג "ארגון לומד" הפך למוביל בעולם הארגוני כיום, אז מהו בעצם? ארגון לומד הינו ארגון שמתרחשת בו כל העת פעילות של למידה ארגונית מתמשכת. בארגון זה העיסוק בעיצוב עתיד הארגון הינו משמעותי וזאת למטרת התמודדות יעילה יותר עם סביבה מורכבת ומשתנה. בנוסף, הארגון הלומד משקיע אנרגיה רבה בהצפת הידע הסמוי בארגון (ידע הקיים אצל חלק מהעובדים) והפיכתו לידע גלוי (ידע מוכר כנחלת הכלל בארגון).

אחת הדרכים ללמידה ארגונית היא באמצעות למידה מהצלחות וחקר מוקיר”. תחום זה של למידה מתוך הצלחות נובע מזרם הפסיכולוגיה החיובית, שתופס תאוצה בתחום הארגוני. הוא מאפשר לארגונים לנתח את סיפורי ההצלחה הקיימים בהם, להבין מהם התנאים שאפשרו את ההצלחה ולחשוב כיצד ניתן לשכפל ולחזור על הצלחות דומות בהקשרים חדשים בעתיד.

למידת והגדרת התנאים המאפשרים הצלחה מתבצעת בשלוש רמות רמת הפרט, רמת הצוות ורמת הארגון. לאחר חקירת והגדרת התנאים, צוות גאיה מוביל דיון אשר בוחן את האפשרות להכליל את הלמידה שנעשתה לטובת התנסויות ותכניות שיתרחשו בעתיד.

 

זיהוי והגדרת כישורי ליבה (core competencies) בארגון
כישורי הליבה הוגדרו ב 1973 על ידי מקלינלנד כידע, מיומנות, תכונות, עמדות, תפיסות עצמיות ערכים ומניעים הקשורים ישירות לביצועים ולתוצאות בעבודה. כיום אנו מגדירים את כישורי הליבה כאותן תכונות באדם אשר מאפשרות לו להגיע לביצועי מיטביים בתפקידו. הנחת היסוד היא שזיהוי כישורי הליבה (ידע, מיומנות, יכולות ותכונות אישיות) מאפשר יצירת שפה משותפת ותרבות ארגונית אחידה המדגישה את חשיבותו של ההון האנושי.
איך מזהים כישורי ליבה בארגון? תהליך הזיהוי נתנה בשיתוף מלא של מנהלי משאבי האנוש ועושה שימוש בכלים שונים בהם ראיונות המתמקדים בדרך התנהגות המרואיין באירועים אותם חווה בעבר (Behavioral Event Interviewing  – BEI) לצד ניתוח סיפורי הצלחה. במהלך התהליך אנו מזהים ומבחינים בין כישורי הליבה השונים האופיינים לדרגים השונים בארגון ומעבירים סדנא חווייתית למנהלים מתוך מטרה לזהות את אותו סט כישורים.

 

חיזוק ה engagement הארגוני
אחד האלמנטים החשובים ביותר עבור הפרט כיחיד והארגון ברמת הכללית הוא engagement גבוה של העובדים כלפי הארגון. מחקרים מצביעים על קשר משמעותי ואמיתי בין רמת ה engagement הארגוני למשתנים שונים של אפקטיביות ארגונית, ובהם עמדות והתנהגויות של העובד כגון רמת ביצוע, התנהגות אזרחית ארגונית (OCB) ושיעורי עזיבה פחותים. בנוסף, כדאי לדעת שהזדהות ארגונית של עובד עם מקום העבודה שלו עשויה לסייע בטיפוח תחושת משמעות, העצמה אישית, תחושת שייכות ופיתוח רגשות של כבוד, גאווה וערך עצמי.

אחד מתחומי ההתמחות המובילים בגאיה הוא בניית תהליכים שמטרתם הגברת ה engagement והעמקת הקשר בין העובדים לארגון עצמו. במסגרת זו, צוות היועצים המומחה של גאיה מציע התערבויות מערכתיות וחוצות ארגון, המשלבות מספר מרכיבים:

  • איתור והגדרת הצרכים בנושא ה engagement הארגוני
  • פיתוח סדנאות חווייתיות ייעודיות המעניקות לעובדים ולמנהלים הזדמנות להכיר זה את זה ולדון בנושא באופן בלתי אמצעי, תוך חשיפת העובדים למידע, עובדות, סיפורים ונתונים המשקפים זוויות ומאפיינים חיוביים של הארגון, אליהם לא היתה הזדמנות ממשית להיחשף בטרם התהליך
  • מתן כלים והכשרת מנהלים בארגןן להנחיית סדנאות מסוג זה, תוך מתן כלים פרקטיים להנחיה וכלים ניהוליים להתמודד עם דילמות הקשורות בקשר העובדים עם הארגון.

 

אנו גאים שתהליכים מסוג זה מתבצעים לרוב בשותפות מלאה עם מנהלי משאבי אנוש ומנהלים בכירים בארגון, המסייעים בבניית התערבויות המתאימות לצרכים הייחודיים של המנהלים והעובדים.

 

 

זקוק לסיוע נוסף?

צור קשר כאן